3 często popełniane błędy w poborze podatku u źródła

W świetle obowiązujących przepisów płatnicy są zobowiązani do dochowania należytej staranności przy weryfikowaniu możliwości zastosowania obniżonej stawki WHT lub zwolnienia z WHT. Na próżno jednak szukać formalnej definicji „należytej staranności” i przesłanek, które powinny zostać spełnione, aby w poprawny sposób wywiązać się z tego obowiązku. W tym artykule wskazujemy błędy, które są często popełniane w zakresie dochowywania należytej staranności i poborze podatku u źródła. Podpowiadamy też,  jak się przed nimi ustrzec.

1. Posiadanie kopii certyfikatu rezydencji

Problemy z uzyskaniem certyfikatów rezydencji od kontrahentów wiążą się z otrzymywaniem przez płatników kopii tych dokumentów (np. w formie skanu).

Co do zasady, płatnicy powinni posiadać oryginał certyfikatu rezydencji kontrahenta. Nie oznacza to jednak, że musi być to „papierowy” oryginał. W praktyce, organy podatkowe akceptują również elektroniczne certyfikaty rezydencji, o ile są one wydawane przez organy podatkowe danego państwa.

Płatnicy mogą posługiwać się kopią certyfikatu, jeżeli kwota należności wypłacanych na rzecz kontrahenta nie przekracza 10 tys. zł w danym roku kalendarzowym, a pobór WHT dotyczy tzw. usług niematerialnych (m.in. usług doradczych, księgowych czy też prawnych).

Nie można zatem posługiwać się kopią certyfikatu rezydencji w przypadku wypłaty odsetek czy też należności licencyjnych. Kopia ta nie może też budzić uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym – płatnik musi potwierdzić, że jest ona kopią istniejącego i ważnego certyfikatu rezydencji.

Ponadto, kopia certyfikatu rezydencji może być wykorzystywana przez płatników w czasie obowiązywania stanu epidemii z powodu COVID-19 oraz dwa miesiące po jego zakończeniu.

W innych przypadkach – aby ustrzec się przez negatywnymi konsekwencjami, powinniśmy posiadać oryginał certyfikatu rezydencji.

2. Posiadanie wyłącznie certyfikatu rezydencji kontrahenta

Zdarza się, że oprócz certyfikatu rezydencji płatnicy nie posiadają innych dokumentów dotyczących ich kontrahentów. Czy posiadanie wyłącznie certyfikatu rezydencji będzie wystarczające?

Należy pamiętać, że celem dochowania należytej staranności jest zbadanie statusu danego kontrahenta na gruncie przepisów dotyczących podatku u źródła. Organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych stawiają poprzeczkę płatnikom dość wysoko wskazując, że każdego kontrahenta trzeba samodzielnie zweryfikować, w szczególności pod kątem prowadzonej przez niego działalności oraz jego substancji biznesowej. Należy także sprawdzić, czy kontrahent przekazał nam zgodne z prawdą informacje i czy jest rzeczywistym właścicielem danej należności.

Jeśli więc planujemy dokonywać transakcji z zagranicznym kontrahentem – w szczególności, transakcje dotyczących dużych kwot – dochowanie należytej staranności powinno mieć szerszy zakres. Wydaje się, że w niektórych przypadkach posiadanie wyłącznie certyfikatu rezydencji kontrahenta może zostać uznane przez organy podatkowe za niewystarczające.

3. Brak dokumentów dotyczących podmiotów powiązanych

Skoro wypłacamy należności na rzecz naszej spółki-matki, to nie musimy dochowywać należytej staranności. Przecież wszystko o nich wiemy.” Czy to stwierdzenie jest prawdziwe? Nic bardziej mylnego.

W wydanym przez Ministra Finansów projekcie objaśnień podatkowych dot. procedury poboru podatku u źródła stwierdzono, że standard należytej staranności w przypadku dokonywania płatności do podmiotów powiązanych jest wyższy aniżeli w przypadku podmiotów niepowiązanych. Transakcje z podmiotami powiązanymi powinny być więc przedmiotem szczególnej uwagi płatników. Warto też pamiętać, że transakcje z podmiotami powiązanymi budzą również duże zainteresowanie organów podatkowych.

Warto więc dokonywać weryfikacji również podmiotów powiązanych. Na pocieszenie można dodać, że uzyskanie informacji czy też dokumentów od takich podmiotów powinno – chociaż niekoniecznie musi – być nieco łatwiejsze.

Jarosław Józefowski, radca prawny, senior associate w Enodo Advisors. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z CIT, szczególnie z opodatkowaniem międzynarodowym. Posiada doświadczenie w projektach realizowanych m.in. dla podmiotów z branży energetycznej, farmaceutycznej oraz finansowej.

Jakub Stankowski, senior analyst w Enodo Advisors. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z podatkiem od towarów i usług, a także przygotowywaniu rozliczeń z tytułu podatku VAT dla spółek z siedzibą w Polsce oraz spółek zarejestrowanych dla celów VAT w Polsce.

Podziel się

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn